Momento deve ser reflexo de um ano inteiro de boas práticas
O período das assembleias de prestação de contas está aberto. É um dos momentos mais importantes da gestão condominial. Afinal, não ter as contas aprovadas pode ser uma dor de cabeça enorme para os síndicos.
Mas vale salientar: esse não é um momento de “tudo ou nada”. Pelo menos se você a sua gestão fez a lição de casa ao longo do ano.
Até porque, se houve diversas inconsistências nos últimos 12 meses, com problemas contábeis e financeiros, e se claramente faltou dinheiro e explicações nesse período sobre as movimentações e pagamentos do condomínio, o síndico já começa em larga desvantagem.
“A assembleia de prestação de contas começa quase um ano antes, quando se aprova previsão orçamentária do ano e ela é feita de uma maneira correta, abarcando de forma realista as necessidades do condomínio”, aponta Fernando Zito, advogado especializado no mercado condominial.
Isso porque, muitas vezes, quando a previsão orçamentária não é montada da forma correta, o condomínio pode ficar, muitas vezes, sem caixa para o dia-a-dia. Isso pode forçar uma arrecadação extra ou um aumento na taxa condominial – duas medidas bastante impopulares para o síndico, mas necessárias para o cotidiano de qualquer empreendimento sem fôlego financeiro.
Porém, se está tudo dentro do esperado, a assembleia de prestação de contas pode ser um momento para o síndico brilhar e mostrar sua gestão de forma técnica e assertiva.
Confira, abaixo, sete dicas para uma ótima assembleia de prestação de contas:
1- Preparação
O ideal é que os moradores recebam as informações necessárias para entender o que será discutido em assembleia com antecedência. É uma forma de colaborar para que todos já cheguem informados, tornando-a mais efetiva e objetiva.
Aposte em enviar não apenas a apresentação de gastos, mas também o que foi imaginado na previsão orçamentária antes, como uma forma de facilitar a comparação.
Usar recursos como “antes e depois” das mudanças feitas no condomínio podem ser uma ótima forma de lembrar como o dinheiro do condomínio foi gasto.
Mas a preparação não é apenas para os moradores. O síndico também deve se antecipar para esse momento.
“O síndico deve estar muito bem preparado para a assembleia”, aponta a síndica profissional Karine Lima.
E, para essa preparação ela destaca o conhecimento prévio não apenas da apresentação, mas também dos maiores gastos mensais do condomínio.
“Saber onde o condomínio gasta mais é fundamental nessa preparação. Muitas vezes os moradores gostariam de ver uma diminuição de gastos, mas nem sempre dos serviços. Poder explicar essa relação é fundamental”, aponta a síndica.
2- Transparência
A transparência para essa assembleia é outro tema que já começou no ano anterior, com uma boa previsão orçamentária e com um bom acompanhamento mensal das contas.
Como a apresentação deve ser breve, conte com todas as ferramentas possíveis
“Aposte no uso de qualquer ferramenta que vá deixar o processo mais claro . O uso dos aplicativos da administradora, por exemplo, ajuda muito para guardar os documentos mensais, recibos, contratos, notas fiscais. Fica tudo disponível ali, o que colabora com a credibilidade do síndico”, aponta Marcio Spimpolo.
Outro ponto é uma boa comunicação [veja abaixo].
3- Acompanhamento mensal
É com o acompanhamento mensal das contas que o síndico brilha no momento na assembleia. Isso porque é fundamental que todos tenham ciência da vida financeira do condomínio todos os meses.
“Claro que não precisa lançar R$ 10 em parafuso, mas é essencial que o síndico tenha, de fato, o hábito de trocar com o conselho todos os meses sobre as pastas”, exemplifica Spimpolo.
“As boas práticas dizem que mensalmente o conselho deve olhar a prestação de contas e conversar com o síndico”, analisa ele.
Manter esse diálogo aberto – e estar disponível para tirar as dúvidas dos conselheiros é fundamental.
“Com um acompanhamento mensal bem feito, com prestação de contas todos os meses, o momento da assembleia é apenas para referendar o trabalho feito pelo síndico ao longo do ano”, aponta Karine Lima.
4- Lançamento contábil correto
Saber se um gasto foi lançado corretamente pode não ser tão simples assim, mas é importante que o mesmo serviço não seja lançado de formas diversas – o que pode prejudicar o entendimento de quem está analisando as contas.
“Essa falta de cuidado com a padronização no plano de contas é algo que realmente pode acontecer. Em um pagamento parcelado em três vezes, não pode estar como ‘conserto de porta 1/3, serviço de marcenaria 2/3 e marcenaria 3/3’. Depois, ao montar o todo, dá errado. É essencial que o serviço seja lançado sempre da mesma forma, para evitar inconsistências”, exemplifica Sergio Meira, diretor da vice-presidente de Administração Imobiliária e Condomínios do Secovi-SP (Sindicato da Habitação).
5- Conselho está entendendo?
O grande momento da prestação de contas anual é na assembleia para este fim, isso é fato. Porém, é fundamental que os conselheiros tenham acompanhado as finanças do condomínio durante todo o ano.
“Vale dizer que já vi muitas pessoas esclarecidas com vergonha de dizer que não entendem a prestação de contas do condomínio, principalmente em prédios em implantação. São muitos dados, muitas informações e as pessoas podem não conseguir extrair, explorar, corretamente o que é interessante para o empreendimento. Para evitar esse tipo de situação, fazer reuniões com o síndico e com a administradora ajuda a sanar as dúvidas”, aponta Sergio Meira.
Essa troca mensal com o conselho colabora com o momento da assembleia.
“É diferente você chegar na assembleia já com a prestação de contas homologada com o conselho, com os meses aprovados. Isso aumenta muito a sua credibilidade no momento da aprovação pela assembleia”, ressalta o síndico profissional Roberto Gomes.
6- Comunicação assertiva é fundamental
Uma comunicação clara sempre pode fazer a diferença na sua postura na assembleia.
“Mostro um mapa anual resumido com despesas ordinárias, salários, contas, serviços, por exemplo. Também faço um gráfico comparando a média do que foi previsto com a média do que foi efetivamente gasto. Com duas colunas simples, fica fácil entender o que ficou faltando e onde”, analisa Meira.
Para Lima, apostar em uma apresentação objetiva, com os principais gastos, sem tantos números, e o uso de gráficos diversos pode ser uma boa maneira de engajar os condôminos na apresentação.
“Não adianta deixar tudo igual ou muito extenso, se não pode ficar cansativo”, pesa a síndica profissional
7- Aprove uma auditoria mensal
A auditoria mensal é um ótimo investimento para o condomínio. Principalmente nos casos em que o conselho não é muito atuante, pode ser a diferença necessária para o acompanhamento e aprovação das contas, mês a mês.
“Vale dizer que a auditoria ajuda muito a entender como o dinheiro foi gasto”, aponta Fernando Zito.
Mas também é importante ressaltar que só ter auditoria não é o ideal. Sempre agrega a participação da comunidade no dia a dia do empreendimento.
