Especialista da dicas para síndicos sobre manutenção, controle de gastos e cumprimento de exigências legais para garantir segurança e transparência na gestão condominial
Com uma rotina marcada por obrigações financeiras, exigências legais e manutenção predial, a gestão condominial exige organização e planejamento estratégico ao longo de todo o ano. No decorrer do ano, a gestão do síndico envolve responsabilidades administrativas, financeiras, trabalhistas e técnicas que demandam controle rigoroso e acompanhamento contínuo.
Segundo a administradora especialista em condomínios, contabilista, autora do livro Revolucionando o Condomínio – 16ª ed. (Ed. Benvirá) Rosely Schwartz, a falta de planejamento pode comprometer tanto a saúde financeira do condomínio quanto a segurança dos moradores. “O síndico precisa ter capacitação para organizar as atividades ao longo do ano e contar com o apoio da administradora para estruturar um planejamento anual consistente”, orienta.
Com organização e previsibilidade, o condomínio reduz riscos, evita surpresas financeiras e fortalece a confiança dos condôminos na gestão. “Planejar é a melhor forma de garantir transparência, segurança jurídica e valorização do patrimônio”, destaca a especialista.
A seguir, a especialista orienta síndicos e administradores sobre as principais medidas que devem integrar o planejamento anual para assegurar transparência, conformidade e preservação do patrimônio coletivo.
PLANEJAMENTO ANUAL
O síndico deve prever despesas e providências fundamentais, como renovação do seguro, inspeções técnicas obrigatórias, manutenção de elevadores, verificação das instalações elétricas e de gás, inspeção de para-raios e atualização do AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros). Também é recomendada a realização da inspeção predial conforme a NBR 16.747/2020 da ABNT, além da análise periódica de contratos com fornecedores e da elaboração detalhada da prestação de contas anual.
O que o síndico deve observar:
- Seguro: verificar o vencimento da apólice de seguro e se todas as benfeitorias realizadas foram incorporadas ao contrato;
- Limpeza das caixas d’água: planejar a data semestral. Após a limpeza das caixas, realizar a análise de vários pontos do condomínio com empresa independente daquela que fez a limpeza das caixas;
Desinsetização: agendar o trabalho semestral; - Brigada de incêndio: realizar o treinamento dos funcionários a cada ano;
Extintores e mangueira de incêndio: contratar uma empresa habilitada para fazer a inspeção anual dos equipamentos; - Instalações elétricas: verificar a periodicidade que deve acompanhar o prazo do AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros);
- Para-raios: contratar profissionais habilitados para inspeção e manutenção;
- Instalações de gás: fazer a inspeção anual para certificar-se de que o condomínio não apresenta vazamentos, tanto na central como nas unidades;
- Elevadores: solicitar à empresa contratada para a manutenção dos elevadores um laudo anual, com o recolhimento de ART do engenheiro responsável pelos equipamentos;
- AVCB: verificar o prazo de validade do AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros), que no estado de São Paulo, é de 3 anos para os condomínios residenciais. Caso vença no ano em curso, preparar toda documentação e dar entrada no Corpo de Bombeiros para que seja feita a inspeção;
- Contrato com fornecedores e prestadores de serviços: avaliar se os preços cobrados atualmente estão condizentes com os valores oferecidos pelo mercado e o prazo destes contratos;
- Inspeção predial: aprovar em assembleia a contratação de uma empresa para realizar a inspeção predial, de acordo com a NBR 16.747/2020 da ABNT, para prevenir problemas estruturais que podem se agravar ao longo do tempo;
- Orçamento anual: manter a análise mensal atualizada dos recebimentos e pagamentos para facilitar a elaboração do orçamento que será apresentado na próxima assembleia;
- Prestação de contas anual: elaborar um relatório com todas as importantes ações que ocorreram durante o ano para ser apresentada na assembleia anual. Inclua fotos, datas dos fatos e valores, além de gráficos que evidenciam a movimentação financeira no período indicada nos demonstrativos financeiros mensais.
PLANEJAMENTO MENSAL
Entre as ações mensais consideradas estratégicas estão a conferência da emissão de boletos e da folha de pagamento dos funcionários, o controle de inadimplência, a conciliação bancária e o monitoramento do consumo de água para evitar desperdícios e custos inesperados. Essas medidas permitem manter o equilíbrio do orçamento e prevenir déficits na conta ordinária.
Entre as principais ações que ocorrem durante o mês, estão:
- Boletos: analisar se os valores relacionados no relatório das emissões dos boletos para os condôminos estão corretos, os quais serão enviados com a antecedência para pagamento dentro do prazo acordado;
Horas extras: conferir se todas as horas extras e outras verbas ocasionais foram lançadas na folha de pagamento dos empregados do condomínio; - Pagamento de contas: efetuar o pagamento de todas as contas que vencem durante o mês, certificando-se de que foram contratadas e realizadas;
- Caixa: verificar se os recebimentos e pagamentos estão de acordo com o previsto no orçamento, evitando saldo negativo da conta ordinária;
- Notas fiscais: avaliar, quando houver a contratação de pessoal terceirizado, como portaria e limpeza, a correta emissão da nota fiscal e a apresentação da folha de pagamento individual em nome do condomínio;
- Tributos e impostos: checar se as retenções dos tributos dos terceirizados e encargos sociais foram recolhidos no prazo;
- Realizar a conciliação bancária: comparando os valores com o saldo apresentado no Demonstrativo Financeiro mensal;
- Inadimplência: verificar o saldo da inadimplência, indicar as ações que devem ser adotadas pela administradora e encaminhar para o escritório de advocacia quando as medidas administrativas não surtiram efeito para o pagamento do débito;
- Monitorar o consumo de água diariamente: para evitar vazamentos que possam elevar bruscamente o valor pago e, caso seja identificada alteração, realizar vistoria nas áreas comuns e, depois, nas unidades.
“O síndico e a empresa administradora, tendo essas informações organizadas e bem planejadas, proporcionarão maior transparência, confiança e segurança de que os valores pagos pelos condôminos estão sendo bem administrados e que o patrimônio está sendo valorizado pelas manutenções bem realizadas”, finaliza Rosely.
Fonte: https://diariodorio.com/sindicos-saiba-como-fazer-um-planejamento-anual-e-mensal-para-a-gestao-eficiente-do-condominio
