O ano já começou, janeiro se aproxima do fim e a pergunta que fica é: você, síndico, vai continuar organizando o seu tempo da mesma forma que em 2025?
A gestão do tempo — tanto no dia a dia da semana quanto ao longo do ano — pode ser decisiva para dar o impulso que não foi possível no último período.
Pensando nisso, a Universidade Condominial consultou especialistas do mercado para reunir as principais boas práticas adotadas por síndicos profissionais. Confira.
Planejamento do ano
“O ano do condomínio começa, de fato, com a previsão orçamentária”, afirma a consultora de síndicos profissionais Marcela Volpato.
“É um período bastante atribulado. Somos muito acionados por questões como excesso de chuvas, quedas de energia, quedas de árvores, falta de água nos condomínios e pagamento de impostos. Também é uma oportunidade de identificar quem já fez a ‘lição de casa’. O que puder ser evitado com o trabalho do síndico deve ser evitado”, ressalta.
A organização antecipada também é uma aliada do síndico profissional Roberto Gomes, que atua na cidade de São Paulo.
“Costumo iniciar, ainda em novembro e dezembro, a pauta dos assuntos que vão nortear o começo do ano e a elaboração da previsão orçamentária, em conjunto com os conselheiros. Faço isso há anos e é uma ótima forma de começar o ano com os temas mais adiantados”, explica.
Essa antecedência facilita a elaboração dos orçamentos, garantindo que, quando a assembleia geral ordinária acontecer, os valores já estejam levantados para deliberação.
Outro ponto destacado por Marcela Volpato é a realização de uma enquete no início do ano, com o objetivo de mapear as necessidades e expectativas de cada condomínio.
“É uma ferramenta importante para orientar as ações ao longo do ano, compreender as principais dores da comunidade e planejar melhorias futuras, sempre de acordo com a realidade financeira do condomínio”, destaca.
A enquete também pode servir para avaliar como os moradores percebem a prestação dos serviços.
“Saber a opinião dos moradores sobre empresas de portaria, limpeza, elevadores, portões, entre outros serviços, contribui para a revisão contratual. O síndico passa a contar com indicadores que ajudam na negociação”, acrescenta.
Como montar a agenda semanal
Para a síndica profissional e advogada especializada em condomínios Vanessa Munis, a agenda semanal deve ser estruturada de forma preventiva.
“Não dá para imaginar que o síndico vá cuidar apenas do condomínio a semana inteira. A agenda precisa contemplar também a vida pessoal, além de reuniões com clientes, administradoras, conselhos e assembleias”, explica.
Segundo ela, é fundamental reservar espaços livres não apenas para emergências — comuns na rotina condominial —, mas também para atividades de networking e prospecção de novos clientes.
Além da conquista de novos contratos, a retenção dos condomínios que já fazem parte da carteira também deve ser prioridade.
Roberto Gomes afirma que uma estratégia eficiente para acompanhar o dia a dia dos empreendimentos é estabelecer uma rotina de feedback com zeladores e equipes de portaria.
“Em todos os meus condomínios há um grupo operacional, com a minha participação, além de zelador e portaria, voltado a assuntos relevantes. Qualquer alteração durante o turno é comunicada pelo grupo de WhatsApp. Além disso, os zeladores enviam diariamente um e-mail simples, em tópicos, com tudo o que foi executado no dia”, exemplifica.
Com essa rotina, Roberto garante estar sempre atualizado e transmite mais segurança aos moradores, que percebem um síndico presente e atento à operação.
Ganho de escala
A contratação de um síndico profissional também pode trazer vantagens financeiras aos condomínios, já que o gestor consegue negociar melhores condições com fornecedores ao concentrar demandas.
“Todos os meus condomínios precisam de limpeza de caixa d’água. No início do ano, faço a cotação com os fornecedores já considerando os períodos corretos de manutenção. Com isso, consigo melhores prazos e preços mais vantajosos”, relata Karine Prisco, síndica profissional no Rio de Janeiro.
Marcela Volpato concorda com esse modelo de negociação.
“Esse tipo de estratégia contribui para a organização anual do síndico e beneficia os condomínios com melhores prazos de pagamento e valores mais competitivos. Para quem administra diversos empreendimentos, é uma escolha bastante interessante”, avalia.
Organização própria
Diante do aumento da demanda nos condomínios sob sua gestão, Karine Prisco decidiu dar um passo além e desenvolver o próprio sistema de organização.
“Sou programadora amadora e fiz cursos antes de atuar como síndica. Estou há um ano desenvolvendo esse projeto, que já está em fase de testes e atende exatamente às minhas necessidades”, conta.
O sistema foi criado a partir das próprias planilhas de trabalho da síndica. “Existem muitos sistemas voltados ao condomínio, mas ainda são poucos os pensados especificamente para o síndico profissional”, observa.
Com o avanço do projeto, Karine também conseguiu reestruturar a empresa.
“Criei uma rede de empresas terceirizadas que me auxiliam em demandas específicas. Antes, muitas tarefas ficavam concentradas em mim. Hoje, consigo delegar mais e focar no planejamento estratégico. Estou conseguindo atuar mais como síndica de fato”, conclui.
