O termo surge do inglês to comply, que é agir em conformidade com as regras, leis, normas e procedimentos. Esse termo passou a ser utilizado no ambiente corporativo para definir as ações e diretrizes das empresas na busca por credibilidade através da transparência, e da conformidade ética e legal.
Mas e o compliance em condomínios o que seria?
A natureza dos condomínios vai muito além da realidade das empresas, pois somado as responsabilidades: financeira, fiscal, contábil ambiental, estrutural e imobiliário, trabalhista, de segurança, temos os aspectos da propriedade, do convívio e das conveniências e sua natureza eletiva, que tornam ainda mais complexa sua implementação, mas é exatamente por conta dessa complexidade que a aplicação das políticas de compliance em condomínios são de grande necessidade para assegurar através de normas, processos e procedimentos um modelo de gestão a serviço da coletividade, isento de interesses ou ações que não estejam a serviço desta comunidade e em consonância com as normas legais e éticas.
Mas como implementar um modelo de Compliance no condomínio?
O Compliance é um conceito que exige uma manutenção permanente, mas que para ser implementado precisa de pelo menos cinco passos fundamentais.
Primeiro passo Conformidade Legal
Nesse sentido a CONVENÇÃO do condomínio é o órgão mais importante e para que ela seja de fato a carta magna do condomínio é necessário que ela esteja atualizada e alinhada à realidade atual de costumes e recursos como por exemplo: assembleias virtuais e intermitentes, condômino antissocial, quorum mais simples para tomada de decisão, notificações por email, etc. O mesmo se aplica ao regulamento interno que precisa trazer clareza para que a administração possa agir de forma segura resguardada nas normas do condomínio. Mas tão importante quanto atualizar as normas do condomínio é segui-las de fato, pois não existe compliance se não cumprimos na íntegra o que legisla a carta magna do condomínio.
Segundo passo é o Diagnóstico do Condomínio
O Diagnóstico do condomínio consiste numa análise ampla da situação do condomínio com relação a todas as obrigações e vistorias técnicas, legais e de segurança. Mapear se o condomínio está conforme com apólice de seguro da edificação e áreas comuns, se as coberturas estão adequadas, verificar se laudos estruturais estão em dia, aspectos de segurança como extintores, planos de prevenção de incêndio, para raios, entre outros, e além disso, verificar os contratos do condomínio e quando for o caso analisar a conformidade dos funcionários, como estão registrados, se suas atividades estão de acordo com o regime de trabalho, se quando necessário possuem e usam EPI´s, se executam tarefas de risco, se possuem treinamento adequado, uma verificação sobre toda a equipe do condomínio. Finalmente, promova uma análise da estrutura e manutenção da edificação, sistema de bombas, elevadores, portões, uma vistoria detalhada no condomínio e a partir deste diagnóstico construir um planejamento para execução de um plano orçamentário e de obras para manutenção da estrutura.
Terceiro passo é a Gestão Financeira
O planejamento financeiro de um condomínio deve contemplar mais que apenas elaborar a previsão orçamentária e do conselho fiscal ”olhar as pastas”, se trata de estabelecer prioridades na gestão de despesas do condomínio em conformidade com suas necessidades, é implementar um processo estruturado para contratação de serviço e escolha dos fornecedores. É discutir e debater de forma sistemática com o conselho as diretrizes a fim de atender o planejamento construído a partir do diagnóstico e sempre que necessário levar à assembleia as tomadas de decisão.
Dando transparência aos condôminos da gestão financeira através de sistemas e ferramentas da prestação de contas.
Quarto passo é a Comunicação
É necessário além de agir em conformidade é dar visibilidade das ações da administração aos condôminos, para isso manter relatórios mensais de prestação de contas, além de manter um canal oficial aberto de comunicação é muito importante, pois não se trata apenas de decidir, executar e apresentar, mas sim de representar a vontade dos condôminos e somente mantendo uma escuta e canal de diálogo abertos a administração vai poder atender o anseio do grande grupo.
Quinto Passo é a Gestão dos Funcionários e Prestadores de Serviços
Muitos Síndicos esquecem que sua administração vai muito além de gerir a estrutura física e legal do condomínio, também é papel do Síndico a gestão de pessoas que atuam e trabalham dentro do condomínio seja como funcionários ou como terceirizados, todos eles dentro de suas atribuições e tarefas representam o condomínio, e desta forma merecem e devem receber especial atenção da administração. Definir e comunicar formalmente o que se espera de cada um nas suas funções, alinhar expectativas é fundamental. Dar treinamento e capacitação constantes, seja nos aspectos técnicos ou comportamentais é muito importante. Garantir que as leis trabalhistas estão sendo atendidas, seja dos funcionários do condomínio, ou seja exigindo e acompanhando as empresas terceirizadas. e para assegurar de forma ampla o compliance elabore um código de ética que deve ser seguido pelos funcionários, terceirizados e inclusive pela administração na pessoa do Síndico e dos membros do Conselho.
A construção do Compliance traz credibilidade a administração e aumenta a percepção de valor, pertencimento e engajamento de toda comunidade, fazendo valer todo trabalho árduo e esforço na sua implementação!
CRISTIANE OLSSON, 35 anos de mercado condominial, Administradora de Empresas, MBA Gestão Empresarial, Coaching e Mentoring pela FGV, Sócia Diretora da Império Mais que Síndicos,
