Quais são as etapas e como garantir uma reunião produtiva?
A assembleia de condomínio é uma reunião entre os gestores e moradores de um condomínio, convoca- da pelo síndico ou por um número mínimo de condôminos, de acordo com as regras definidas na convenção e no regimento interno do condomínio. É um momento importante para discutir e deliberar sobre questões relevantes do condomínio, entre elas: orçamento, manutenção, segurança, convivência, entre outros assuntos.
Nessa reunião, os condôminos podem apresentar propostas, fazer questiona- mentos, votar em decisões e eleger os membros do conselho consultivo e do conselho fiscal. Todas as decisões tomadas na assembleia de- vem ser registradas em uma ata, que é um documento oficial e deve ser guardado pelo síndico. De acordo com o Código Civil brasileiro, o síndico deve convocar os interessa- dos para a assembleia com antecedência mínima de 8 dias úteis, porém esse prazo pode variar de acordo com o que estiver estabelecido na convenção do condomínio. Além disso, o ideal é que a chamada seja feita por meio de um edital de convocação, que deve conter informações como a data, horário, local e pauta da assembleia. O edital deve ser afixado em locais visíveis do condomínio, como elevadores e quadros de avisos, e enviado por correspondência ou e-mail para todos os condôminos, de acordo com as regras definidas na convenção.
Existe também um número mínimo de pessoas necessárias para que uma reunião ou assembleia possa ser realizada e que as deliberações tomadas tenham validade legal. O Quórum, como é chamado este número mínimo, é definido pelas leis e regulamentos aplicáveis a cada tipo de reunião ou assembleia. O síndico deve CONVOCAR OS INTERESSADOS, a assembleia deve ter um QUÓRUM MINIMO PRESENTE, a assembleia inicia a discussão com a PAUTA INDICADA PELO SINDICO, os participantes fazem uma VOTAÇÃO
ABERTA, ao final deve ser elaborada uma ATA DA ASSEMBLEIA.
QUÓRUM É UM TERMO QUE SE REFERE AO NÚMERO MÍNIMO DE PESSOAS NECESSÁRIAS PARA QUE UMA ASSEMBLEIA OU VOTAÇÃO POSSA OCORRER E SUAS DECISÕES TENHAM VALIDADE. É UMA FORMA DE GARANTIR QUE AS DECISÕES TOMADAS SEJAM REPRESENTATIVAS.
No caso dos condomínios, por exemplo, o quórum pode variar de acordo com o tipo de deliberação que será tomada. Em geral, é necessário que pelo menos 1/4 dos condôminos estejam presentes para que a assembleia possa ser realizada, mas esse número pode ser maior dependendo do que estiver na convenção. Caso a quantidade mínima de pessoas não for alcançada, a reunião não poderá ser realizada e deverá ser adiada para uma nova data.
Com o quórum mínimo presente, a assembleia inicia a discussão da pauta previamente informada pelo sindico. Os participantes podem fazer questionamentos e sugestões antes da votação. Após a discussão da pauta, a votação é aberta para que os participantes decidam se aprovam ou não as propostas apresentadas. Em geral, as decisões são tomadas por maioria simples, ou seja, metade mais um dos votos. Após a votação, deve ser elaborada uma ata da assembleia, que deve registrar todos os pontos discutidos e as decisões tomadas. Essa ata deve ser assinada pelo síndico e pelos participantes presentes. É importante frisar que cada condomínio. pode ter suas próprias regras de convocação e votação em assembleias, que de- vem estar estabelecidas no seu regimento interno. Além disso, a legislação brasileira determina que certas decisões, como mudanças na fachada do prédio, exigem um quórum qualificado de 2/3 dos participantes.
Chamada para a assembleia:
o ideal é que a seja feita por meio de um edital de convocação, que deve conter informações como a data, horário, local e pauta da assembleia.
DICAS PARA REUNIÕES DE CONDOMÍNIO
ESCOLHER DATA E HORA ADEQUADAS:
é imprescindível que o responsável pela convocação converse com os outros envolvidos e escolha dias e horários convenientes para a maioria. Como citamos antes, deve-se avisar os interessados com antecedência mínima de 8 dias úteis para que todos possam se programar. Criar uma agenda clara e detalhada dos assuntos a serem discutidos permite que a reunião seja mais organizada e produtiva.
PREPARAR A DOCUMENTAÇÃO:
é hora de reunir toda a documentação necessária. incluindo relatórios financeiros, contratos e outras informações relevantes, para serem distribuídos antes da assembleia. Importante que todos os documentos sejam claros e fáceis de entender.
AMBIENTE E EQUIPAMENTOS ADEQUADOS: deve-se reservar um local condizente com a quantidade de participantes, além de garantir equipamentos que tornam a comunicação mais efetiva, como projetor e sistema de som.
CONDUÇÃO DA ASSEMBLEIA:
importante também que a reunião seja seguida conforme a agenda, com todas as questões discutidas de forma devidamente clara e concisa. Todas as decisões devem ser registradas e as ações futuras definidas.
DISTRIBUIÇÃO DOS RESULTADOS:
Após a assembleia, as atas da reunião e outros documentos relevantes devem ser disponibilizados aos participantes, isso pode ser feito online, inclusive.
O processo da tomada de decisões através de assembleia pode ser um pouco trabalhoso, mas é um momento fundamental para que a gestão seja democrática e tenha em vista o bem-estar de todos os envolvidos.
