Ao longo de toda sua existência, um condomínio gera um volume enorme de documentos, que devem ser armazenados adequadamente. O controle minucioso de toda essa informação é essencial e demonstra mais transparência e segurança não só para o condomínio, mas também para o síndico, já que este é o responsável pela guarda e destinação correta dos arquivos. Inclusive, o profissional pode responder civilmente pelos danos causados pela desorganização da documentação.
O primeiro tema que surge quando falamos sobre guarda de documentos, é o armazenamento correto destes arquivos: o local deve ser apropriado para este objetivo. Sabemos que a maioria das edificações, principalmente as mais antigas, não possuem uma sala exclusivamente destinada para este fim, portanto, em alguns casos o síndico opta por guardar os documentos na própria casa. Não é tão indicado, considerando que, além do profissional não ter a obrigação de consumir o espaço pessoal com arquivos do condomínio, fica mais difícil que outros colaboradores tenham acesso a este material.
Os documentos podem ficar na posse da administradora de condomínios, caso a gestão atual trabalhe com uma. É importante verificar se a mesma oferece este serviço e se tem a estrutura para guardar tudo com segurança. Também existem empresas especializadas em armazenamento de arquivos, que contam com todos os cuidados necessários na conservação da papelada. Em algumas, o serviço inclui o envio dos documentos solicitados em até 24 horas.
Olho: Tudo que trouxer informação sobre o condomínio é considerado documento: desde a planta do edifício até uma simples nota fiscal.
É muito válido, também, usar a tecnologia a nosso favor e disponibilizar as principais informações online, sempre tomando cuidado com os acessos dos usuários: a utilização de senhas nesses portais ou aplicativos é importante para a segurança do condomínio e também para a privacidade dos dados de todos. Ao disponibilizar os documentos em uma plataforma única com seus devidos logins, tanto o síndico quanto os condôminos e colaboradores podem conferir as atas de assembleias, a convenção do condomínio, o regimento interno, entre outras informações. O ideal e mais seguro é guardar em mais de um local, se for um físico e a outro digital, melhor ainda.
Porém, disponibilizar os documentos digitalmente não significa que é possível jogar fora a papelada indiscriminadamente. Ou melhor, você até pode fazer isso, mas recomenda-se que antes da destruição de qualquer arquivo, seja elaborado um “termo de eliminação de documentos”, onde sejam citados quais deles foram descartados.
Olho: Alguns documentos têm valor legal e fiscal, ou seja, obrigatoriamente devem ser guardados até que vença o prazo estabelecido por lei.
Outro fato relevante sobre este assunto é que o tratamento e confidencialidade dos documentos deve respeitar a LGPD (lei geral de proteção de dados), afinal, em muitos casos os arquivos possuem informações pessoais de moradores, fornecedores e colaboradores, por exemplo. Como o síndico é representante legal do condomínio, também fica em sua responsabilidade seguir um programa de proteção aos dados. Contratar uma consultoria especializada no tema LGPD pode acelerar a implementação, e também a futura manutenção do plano.
Veja abaixo uma tabela com alguns exemplos de documentos e seus respectivos períodos obrigatórios de armazenamento:
| Documentos | Período de armazenamento |
| Extratos bancários | 01 ano |
| Recibo de pagamento | 05 anos |
| Apólices de Seguro de vida | 05 anos após a vigência |
| Orçamentos e contratos de obras | Até o final da garantia |
| Folha de pagamento | 35 anos |
| Cartão CNPJ | Permanente |
| Plantas do condomínio | Permanente |
Por fim, a organização é a melhor amiga do síndico no processo de cuidar da informação de forma adequada. Seguir uma metodologia, que detalha o passo a passo que o documento percorre, desde que entra no condomínio até o momento em que é descartado ou arquivado, é imprescindível. Isso evita problemas futuros e faz com que o profissional viva na paz de saber que cada coisa está no seu devido lugar, com fácil acesso quando precisar.
