Síndico tem o dever de estar a par do trabalho da parceira
Fazendo uma analogia simples, se o condomínio fosse um avião, o síndico seria o piloto e a administradora do empreendimento, o co-piloto. O piloto é o maior responsável pelo sucesso e segurança daquele voo e o colega está ali para colaborar com esse cenário positivo. Quando os dois trabalham em sinergia, a probabilidade de sucesso é mais alta.
Mas por que, então, tantos síndicos não acompanham o trabalho da administradora? E por que é tão perigoso não estar a par do que vem sendo entregue para o condomínio?
Todos os anos vemos algumas notícias, em todas as regiões do país, que relatam que a administradora faliu, ou desviou dinheiro do condomínio, ou ainda deixou de pagar encargos importantes para o empreendimento, gerando prejuízos enormes. É essencial que o trabalho dessa parceira seja, sim, acompanhado de perto. Mesmo quando o síndico é profissional e conta com diversos condomínios em sua carteira – ou, principalmente, nesse caso.
“Por aqui, costumo ter uma reunião mensal com a administradora para fazer o fechamento do balancete de cada empreendimento”, explica a síndica profissional Ligia Ramos, da D’Accord Síndicos.
A medida é tomada para alinhar, principalmente, os lançamentos no balancete, de forma a evitar que erros comuns sejam repassados a conselheiros e moradores.
“Por exemplo: um gasto de R$ 3 mil com um portão novo pode ser lançado como manutenção preventiva, mas ela é, de fato, corretiva. Evitar esses erros e acompanhar se todo mês aquele parcelamento vem da mesma forma no balancete é ótimo para evitar uma leitura incorreta do período no ano seguinte, quando iremos elaborar uma nova previsão orçamentária”, explica Ramos.
O encontro mensal também ajuda o síndico a estreitar os laços com o gerente da sua conta, trazendo assim mais familiaridade ao relacionamento.
Mas não é sempre que o acompanhamento mensal basta. Para Saulo Venâncio, síndico profissional da Informma Síndicos, em período de implantação o ideal é que isso seja feito semanalmente.
“Acompanhar de perto os relatórios de pagamento, o que entra e o que sai de dinheiro do condomínio é fundamental nesse período, principalmente quando ainda não há uma conta própria e sim uma conta pool”, argumenta ele.
Isso porque no início da “vida” do condomínio o mesmo ainda não conta com um CNPJ próprio. Assim, usa-se uma conta dividida com outros empreendimentos.
Há administradoras que só trabalham com conta pool. É uma grande conta para todos os clientes, mas a empresa deve ser capaz de discriminar entradas e saídas de cada condomínio.
“Importante dizer que, em caso de conta pool, o síndico deve deixar ali apenas o que for de despesa mensal. O que sobrar, coloque em uma conta do próprio condomínio, em um investimento, para o dinheiro render”, ensina Ramos.
Auditoria no condomínio: redundância ou solução?
Venâncio destaca a importância de um serviço que pode fazer a diferença: uma auditoria.
“Com a auditoria fica muito mais fácil para o síndico esse acompanhamento do trabalho da administradora. Você tem todos os pareceres, não escapa nada de retenção. É um pente fino todo mês ao qual sou muito favorável”.
De fato, poder contar com o serviço mensal de uma auditoria independente pode fazer a diferença no acompanhamento do trabalho da administradora – tanto para o síndico como para os condomínios.
“Auditoria é bom para o condomínio, não é uma caça às bruxas. É uma ótima maneira de saber se as finanças estão em dia, se a previsão orçamentária está sendo respeitada, se os tributos estão sendo recolhidos corretamente, se os contratos estão sendo fechados com empresas com CNAE [Classificação Nacional das Atividades Econômicas] adequado”, exemplifica Jane Santos contadora especializada em mercado condominial.
Ela também aponta que o maior diferencial de se contar com uma auditoria não é a ausência de erros por parte da administradora, mas principalmente o período de tempo em que este erro é corrigido.
“Quando acontece um erro, por exemplo, isso vai ser ajustado em um mês. No mês seguinte, vai estar tudo certo – e não uma dívida enorme de cinco anos que não foi paga e ninguém percebeu”, explica.
A administradora de condomínio pode errar?
“Errar é humano e tudo tem conserto. Errar, pode. Roubar, não”, aponta a auditora de condomínios e também contadora Marcia Vieira da Silva.
“Estou com um caso de uma síndica que a administradora surrupiou quase R$ 100 mil do condomínio. As partes fizeram um acordo para que o dinheiro foi devolvido em dez vezes. Você vê que, muitas vezes, os condomínios estão nas mãos de empresas que não são confiáveis”, argumenta Silva.
Ela também explica que nem todos os casos de desvios no condomínio acabam em processo contra a empresa parceira.
“A administradora errou, causou prejuízo de R$ 10 mil. Para entrar com uma ação, precisa de advogado, depois uma perícia. Dá para cobrar judicialmente, mas às vezes, com uma auditoria, fica comprovado e a empresa paga sem precisar entrar no Judiciário”, aponta ela.
Para Marcio Spimpola, advogado especializado em condomínios, as administradoras devem, sim, pagar aos condomínios quando seus erros se traduzem em prejuízo financeiro.
“É dever da administradora reembolsar o condomínio quando seus erros geram multa e juros para o condomínio”, explica.
Para Spimpola, o síndico deve acompanhar de perto as datas de vencimentos de pagamentos a serem feitos.
“É esse um dos maiores gargalos das administradoras: o pagamento em dia das contas e dos impostos. Se o condomínio tinha fundos para pagar em dia, e a conta está com um valor e o que foi pago é outro, é importante sim questionar”, afirma o advogado.
E qual o trabalho do conselho fiscal do condomínio?
O conselho fiscal do condomínio tem o dever de fiscalizar a gestão e a parte financeira da gestão, principalmente.
“O problema é que muitos conselhos contam apenas com pessoas leigas, que não compreendem a parte técnica da gestão. Por isso sempre ressaltamos como é importante a auditoria: permite que técnicos acompanhem, mês a mês, as finanças do condomínio”, pesa Jane Santos.
Marcio Spimpolo conta como tem resolvido questões envolvendo o tema.
“Nas convenções que eu atualizo, tiro o conselho fiscal e deixo apenas o conselho consultivo – e deixo a obrigação de contar com auditoria, feito por uma empresa que sabe o que está fazendo. O conselho consultivo, então, vai olhar como morador mesmo. Uma nota fiscal com 100 latas de tinta, por exemplo, ele sabe onde está e para quê foi usada. Para quem é leigo, faz mais sentido e tem dado muito certo”, explica.
