Os 10 passos do síndico recém-eleito

Saiba por onde começar a fazer um trabalho diferenciado nos condomínios

Ser eleito em novo condomínio é motivo de bastante comemoração por parte dos síndicos, certo?

Claro, todo mundo quer expandir a sua carteira e oferecer um ótimo serviço para os clientes, mas é muito importante começar, literalmente, com o pé direito nos novos condomínios, não é mesmo?

Para isso, a Universidade Condominial ouviu diversos especialistas para elaborar os XX primeiros passos no condomínio para a sua gestão ser efetiva e eficaz!

1. O trabalho começa antes de ser eleito: informações pré-assembleia

Informação é poder e tudo que irá colaborar com uma visão mais completa do condomínio é importante.

“Acho que o primeiro passo começa antes da eleição, inclusive. Vá ao condomínio antes da assembleia, converse com os conselheiros e vá compilando essas informações. Todo esse arcabouço vai ser importante para, caso você ganhe, ter uma visão mais global do empreendimento”, argumenta Otavio Lourenço, diretor comercial da Síndicos Advanced.

2. Formalização do pedido de transição: faça a sua parte!

Com o nome do novo síndico na ata de eleição, o trabalho começa oficialmente.

E para isso, é fundamental que o novo síndico tenha acesso aos documentos [ainda falaremos mais sobre o tema abaixo] do empreendimento.

“Ter acesso aos documentos principais dos condomínios logo no começo pode ser a diferença”, assinala Tania Goldkorn, síndica profissional especializada em condomínios de alto padrão.

É verdade, porém, que nem sempre a gestão antiga topa fazer uma transição tranquila.

“Nós sempre pedimos a reunião, para estarmos a par do condomínio e da última gestão. Se o antigo síndico não quiser, não responder, paciência. A gente fez a nossa parte”, aponta Lourenço.

3. Bate-papo com o conselho: alinhando expectativas

Mostrar como vai ser a gestão do empreendimento dali em diante é ótimo, pois alinha expectativas.

“Explico principalmente sobre compliance e sobre o papel de cada um na gestão que está começando. Assim, consigo evitar futuros problemas e deixar todos cientes do que cada um deve fazer e esperar do outro”, explica Taula Armentando, sócia da Informma Síndicos em São Paulo.

Assim, vai se estabelecendo um relacionamento em que o síndico profissional está oferecendo canais abertos, principalmente com o corpo diretivo.

“Esse primeiro momento é fundamental para demonstrar proatividade. O cliente sentir que você está ali, antes que ele peça por isso, é bastante estratégico”, analisa Otavio Lourenço.

Esse também é o momento para criar um grupo no whatsapp com os conselheiros e uma lista de transmissão para os moradores.

4. Apresentação e alinhamento com equipes: funcionários e administradora

Para Christiane Romão, síndica profissional em Salvador, separar um momento para a equipe do condomínio é essencial.

“A troca de gestão no condomínio pode deixar os funcionários muito ansiosos, principalmente quando o síndico anterior era morador e passa-se a ter um síndico profissional. Eles ficam apreensivos se vai haver demissões, como vai ser o trabalho dali em diante”, exemplifica.

Um café da manhã simples pode ser uma boa saída para quebrar o gelo com os funcionários e iniciar um diálogo positivo.

Tania Goldkorn também acredita que iniciar um diálogo com os colaboradores é positivo nesses primeiros momentos de gestão.

“Visitar o condomínio após a eleição e conversar com o zelador e funcionários, me apresentar, é ótimo para ouvir também o ponto de vista deles. Também é o momento de os colaboradores do condomínio conhecerem a minha equipe. Apresento todo mundo e explico como o trabalho será feito”, assinala a síndica, que apontou também a necessidade de um momento com a administradora.

“Muitas vezes a empresa acompanha o condomínio já há diversas gestões e pode ser um aliado importante no sucesso da gestão”, complementa.

5. Levantamento da documentação do condomínio: momento essencial

Estar a par da documentação do condomínio é algo que começa assim que o síndico é eleito, toma tempo, mas é arcabouço fundamental para os próximos passos da gestão.

“Essa análise é realmente muito importante. Saber se o que é obrigatório está em dia como AVCB, SPDA, lavagem de caixa d’água, dedetização, por exemplo. Tudo isso ajuda a dar uma visão 360 graus da realidade do condomínio”, aponta Taula Armentano.

Para o advogado especializado em condomínios Vander Andrade, o entendimento dessa documentação é crucial para o sucesso do síndico recém-eleito.

“Também é fundamental entender se esses documentos, essa relação de normas, está em dia com a vida daquele condomínio. Muitas vezes encontramos convenções e regulamentos internos que estão ultrapassados e que não atendem mais a realidade naquele empreendimento”, reflete o especialista.

Para ele, essa análise de conformidade normativa deve ajudar a nortear os próximos passos da gestão, como um plano de manutenção.

Outro ponto destacado por Vander Andrade no item ‘análise de documentos’ é entender a saúde financeira do condomínio.

“O novo síndico deve fazer um raio-x dos compromissos assumidos, não apenas olhar o balancete dos últimos meses. Analisar o que está sendo pago atualmente, o que já foi firmado de compromissos futuros, saldos na conta ordinária, no fundo de reservas. Tudo isso deve ser pesado com cautela”, explica ele.

6. Dia de vistoria: conhecendo a realidade e as necessidades do condomínio

Conhecer a realidade do estado físico do condomínio é fundamental para que o síndico possa elaborar um plano de ação que realmente faça a diferença no condomínio.

“Esse é o momento de conhecer cada pedaço do condomínio, tirar fotos e, junto com os documentos, pensar no que deve ser feito primeiro e priorizado”, conta Taula Armentano.

Vale ressaltar que esse passo é essencial para o síndico: sem ele, os tão importantes “antes e depois”, nas futuras apresentações podem ficar desfalcados e os moradores podem não ter uma lembrança tangível das melhorias executadas.

“Marcar o dia da vistoria com o zelador e conhecer o condomínio todo é muito importante para esse primeiro momento, vai dar insumos para diversas outras tomadas de decisão”, assinala Otavio Lourenço.

7. Plano de contingência: hora de se planejar para imprevistos

Ao conhecer a equipe do condomínio, também é importante conhecer os fornecedores que atendem aquele empreendimento. Só assim o síndico fica preparado para qualquer emergência.

“Saber para quem ligar quando há um problema com as bombas ou com o gerador, quem é a empresa responsável pela mão de obra, quem cuida da portaria remota, tudo isso é fundamental quando há um problema no condomínio”, aponta Tania Goldkorn.

Ela assinala também que esse tipo de planejamento não é apenas do síndico.

“Os funcionários do condomínio devem saber como lidar com diversas situações, e quem deve dar essa instrução, é o síndico. Começar uma gestão bem preparada tem um impacto importante na percepção dos condôminos com relação ao nosso trabalho”, argumenta ela.

8. Momento com os moradores: hora de se relacionar e levantar prioridades

Quando ainda está se apresentando em um novo condomínio, o síndico recém-eleito pode marcar uma reunião informal para conversar com os moradores.

“Algo que não seja uma assembleia, com as suas formalidades, pode ser momento de troca rica com os moradores”, assinala Otavio Lourenço.

Essa situação colabora para construir um mosaico mais completo das necessidades do condomínio.

“Se houve uma troca na gestão, preciso saber o que os moradores querem, e entender também sobre seus conflitos, desgastes, prioridades de manutenção, entre outros”, explica Christiane Romão.

Essas informações são compiladas e ajudam-na a montar uma tabela GUT (Gravidade, Urgência e Tendência), para nortear seus próximos passos, principalmente quando for marcar a primeira assembleia pós-eleição.

9. Assembleia pós-eleição: o momento da verdade

Marcar a primeira assembleia, de posse de todos esses dados, vai ajudar o síndico a mostrar que sua gestão é participativa e democrática.

“Com base em todas os passos anteriores, marcar uma assembleia mostra que o síndico não apenas está querendo se informar sobre o condomínio, mas também que ele está vendo o que é necessário e oferecendo soluções para os problemas”, assinala Otavio.

Para Christiane Romão, essa assembleia também é fundamental para mostrar que o síndico entendeu quais são as principais demandas e urgências daquela comunidade.

10. Comunicação estratégica: a marca é fundamental

Um passo que deve permear todos os anteriores é a exibição da marca do síndico.

“Seja nas telas dos elevadores, nos comunicados, a nova gestão deve, sempre, mostrar a sua empresa. A comunicação com os moradores deve ser permeada pela marca do síndico”, aponta Josimar Santos, especialista em marketing com foco no mercado condominial.

Vale salientar que esse tipo de estratégia colabora não apenas para com os moradores, mas também com visitantes e prestadores de serviço que visitem o condomínio.

“Apostar nesse tipo de comunicação, disparando o material da empresa, ajuda a posicionar o síndico, mostrando o DNA da sua empresa”, finaliza Otavio Lourenço.