Shalom Haim, advogada.
Primeiramente, te parabenizo por teres sido eleito- (a) síndico(a). Isso demonstra a confiança que a sociedade condominial em ti deposita. Pensando em poupar teu tempo e, principalmente, te resguardar de responsabilidades civis e criminais, listei aqui o que eu faria nos meus cinco primeiros dias como síndica.
Dia 1-Solicitação de Documentos e Comunicação com os Condôminos
Solicite à administradora do condomínio, por escrito (via e-mail), os seguintes documentos: convenção e regulamento interno; relação dos condôminos e seus contatos; relatório de inadimplentes; relatório de processos judiciais ativos; atas das assembleias dos últimos três anos; cópia de todos contratos em vigor (empregados, empresas e prestadores de serviço ); demonstrativo financeiro dos últimos três meses; cópia da apólice de seguro vigente; certidões negativas do condomínio.
Questione a imobiliária e o antigo síndico, por escrito (sempre importante registrar) a existência e/ou andamento do: Plano de Prevenção Contra Incêndio (PPCI); Laudo Técnico de Inspeção Predial (LTIP); Laudo de Marquises (se o condomínio tiver marquises projetadas para o passeio público); último Certificado de Limpeza da Caixa D’água.
Apresente-se aos condôminos e informe como podem entrar em contato. Verifique a forma de comunicação já praticada ou determine nova: grupo de mensagens ou lista de transmissão por aplicativos; mensagens individuais a cada condômino; correio eletrônico (e-mail).
Estabeleça a forma de trabalho com o Conselho Fiscal e Consultivo: grupo de mensagens em aplicativos; reuniões presenciais ou virtuais, e qual a periodicidade dos encontros. Se possível, já definam as datas.
Dia 2- Estude a Convenção e Verifique as Frações Ideais e a Forma de Rateio das Despesas
As normas trazidas na convenção, juntamente com as previstas no Código Civil e nas deliberações de assembleias, cujo cumprimento é obrigatório, guiarão tua gestão. Cumprir e fazer cumprir a convenção é uma obrigação do síndico, prevista no Código Civil.
Neste primeiro momento, identifique na convenção: frações ideais das unidades privativas; forma de rateio das despesas; se o voto é por unidade ou por fração; percentual do fundo de reserva; forma e prazo para cobrança de inadimplentes; penalidades previstas para os infratores. Confira na relação das unidades privativas se as frações ideais estão cadastradas corretamente, conforme a convenção (algumas relações de condôminos trazem a fração). A soma de todas as frações deve ser “I”. Confira se o rateio das despesas está de acordo com o previsto na convenção, por fração ou por igual. Verifique a forma de contagem dos votos, se por fração ou por igual e identifique nas atas como está sendo feita na prática.
E se o condomínio não possuir convenção?
Consulte nas atas a existência de regulamento interno aprovado; questione a administradora sobre a forma de rateio; atente-se às deliberações das assembleias realizadas nos últimos anos, tais quais as relativas à aplicação de penalidades e formas de arrecadação e rateio. Converse com o Conselho sobre a importância de ser providenciada a convenção do condomínio.
Dia 3-Inadimplência – Não perca tempo, a cobrança rápida é necessária
Compete ao síndico cobrar dos condôminos inadimplentes as suas contribuições, conforme previsto no Código Civil. Verifique e, se necessário, pergunte à administradora e ao síndico anterior, como está sendo feita a cobrança extrajudicial e judicial dos inadimplentes. Cuide para não. ocorrer a prescrição de dividas, o que impossibilitará a cobrança. Tenha a relação dos processos ajuizados e verifique se há unidades que já deveriam ter ação de cobrança em andamento e não tem. Informe-se do motivo, pois a responsabilidade é do síndico.
Dia 4 – Análise dos Contratos de Empresas e Empregados
Destaque nos contratos as informações importantes, como: pagamentos; prazos de vigência e de entrega de serviços; garantias. Existem obras em andamento? Estão de acordo com o cronograma contratado? Tem pagamentos em atraso? Os serviços executados estão satisfatórios? Deve ser bloqueado algum pagamento em razão de descumprimento contratual? É necessário acionar alguma garantia?
Analise, também, os contratos de manutenções mensais. Há cópia de todos os contratos dos serviços mensais? Verifique os demonstrativos financeiros dos últimos três meses e, com base nos lançamentos, organize os dados dos serviços fixos. Existem pagamentos à empresa de gás nos demonstrativos financeiros? Verifique se há a cópia do contrato e o prazo de vigência e de rescisão. Não esqueças de verificar como é feita a leitura do consumo das unidades autônomas. Providencie com a imobiliária ou com as empresas prestadoras de serviços os contratos que faltarem. Controle o vencimento de todos eles e o prazo para rescisão. A renovação é automática? Qual o prazo do aviso prévio? Reajuste é anual? Foi feito corretamente? Cabe renegociação ou encerramento de algum contrato?
Caso houver empregados contratados, identifique nos contratos e na folha de pagamento: função, descrição dos serviços; jornada de trabalho; pagamento de insalubridade. Controle se os empregados estão fazendo horas extras (nunca é recomendado) e se recebem os equipamentos de proteção individual. Algum empregado está afastado por doença? Está perto do período de aposentadoria? Conheça a situação jurídica de cada empregado. No caso de contratação de empresa de prestação de serviço terceirizado (portaria, limpeza, zeladoria, serviços gerais), certifique-se que o pagamento é efetuado mediante a apresentação da documentação trabalhistas e previdenciária correta e em dia, de forma a minimizar o risco de reclamações trabalhistas. Verifique se essa obrigação consta no contrato e, se não, providencie. Conheça o condomínio. Aja de forma inteligente, técnica, estratégica e preventiva, pois estão aí mais duas obrigações legais do sindico: zelar pela conservação e guarda das áreas comuns e pela prestação dos serviços.
Dia 5-Laudos Obrigatórios, Cronograma de Manutenções e Seguro
Além da responsabilidade civil e criminal, é questão de saúde, integridade física e segurança dos condôminos e de terceiros que os laudos obrigatórios estejam em dia e que sejam realizadas as manutenções e ações recomendadas pelos técnicos responsáveis. Descubra a situação e, se necessário, dê andamento e/ou continuidade ao: Plano de Prevenção Contra Incêndio (PPCI); Laudo Técnico de Inspeção Predial (LTIP); Laudo de Marquises (no caso de marquises projeta- das para o passeio público); limpeza da caixa d’água. A partir desses documentos, será possível traçar o cronograma de ações e obras prioritárias. Reporte ao Conselho (sempre por escrito, não custa lembrar) a falta desses documentos e já parta para a coleta de orçamentos. Avalie se é o caso de convocar urgentemente uma assembleia para deliberar a questão e prevenir eventuais responsabilidades.
Tenha a cópia da apólice de seguro. A sua contratação é obrigatória e a responsabilidade é do síndico. Estude as coberturas e os valores contratados. Lembre-se que, se necessário, poderá ser feito um endosso de seguro (alteração da apólice).
Ufa, chegamos ao final! Provavelmente serão necessários mais do que cinco dias para a realização de todos procedimentos aqui descritos, pois dependem de fatores que fogem do teu controle. No entanto, não deixe de cumprir, e de registrar, todas essas etapas sugeridas, pois auxiliarão na realização de uma gestão ágil, eficiente e com segurança jurídica. Por fim, a gincana é longa e difícil, mas o prêmio compensa: a tua realização pessoal de ter feito um excelente trabalho como síndico, com técnica, responsabilidade e zelo com o patrimônio e, principalmente, com as vidas que ali habitam.
E que comecem os jogos!
